Polityka prywatności – Energia Nowych Rozwiązań

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Nowych Rozwiązań z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym. Dokument ma na celu wyjaśnienie, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej to robimy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Energia Nowych Rozwiązań (dalej: „Administrator”).

Administrator odpowiada za zgodne z prawem wykorzystywanie danych osobowych oraz za zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących ich ochronie.

3. Zakres i kategorie przetwarzanych danych W zależności od relacji z nami oraz sposobu kontaktu, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko;
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby;
   • dane związane z realizacją usług i umów w obszarze energetyki: dane dotyczące punktów poboru energii, numerów liczników, informacji niezbędnych do zawarcia i wykonywania umów oraz obsługi klienta;
   • dane dotyczące rozliczeń: dane rachunkowe i płatnicze (np. numer rachunku bankowego, informacje dotyczące płatności, terminy i kwoty);
   • dane techniczne i eksploatacyjne: dane wynikające z korzystania z naszej strony internetowej lub systemów teleinformatycznych (np. adres IP, typ przeglądarki, dane o aktywności na stronie, pliki cookie – w zakresie opisanym w polityce cookies);
   • inne dane przekazywane nam dobrowolnie w trakcie kontaktu (np. treść korespondencji, dodatkowe informacje podane w formularzu).

Nie zbieramy świadomie danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych) ani danych dotyczących karalności, chyba że obowiązek ich przetwarzania wynika wprost z przepisów prawa.

4. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – np. poprzez formularze kontaktowe, podczas zawierania umowy, w toku korespondencji e‑mail lub telefonicznej;
   • od kontrahentów i partnerów biznesowych – w zakresie niezbędnym do realizacji umów i współpracy;
   • z publicznie dostępnych źródeł – np. z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG), oficjalnych stron internetowych podmiotów gospodarczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
   • w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej i narzędzi teleinformatycznych (np. dane techniczne, pliki cookie).

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia jasno określonych, zgodnych z prawem celów. W szczególności możemy przetwarzać dane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

5.1. Zawarcie i wykonywanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przygotowanie i przedstawienie oferty dotyczącej produktów i usług energetycznych;
• zawarcie, realizacja i rozliczenie umów z klientami oraz partnerami biznesowymi;
• obsługa zgłoszeń i reklamacji, wsparcie techniczne oraz kontakt w sprawie zawartej umowy.

5.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej;
• wypełnienie obowiązków związanych z regulacjami sektora energetycznego obowiązującymi w Polsce;
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa konsumenckiego, energetycznego, telekomunikacyjnego oraz innych właściwych aktów prawnych.

5.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• zapewnienie bezpieczeństwa naszej infrastruktury teleinformatycznej, w tym monitorowanie ruchu w sieci;
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi;
• prowadzenie analiz, statystyk i raportowania wewnętrznego dotyczącego działalności Spółki;
• prowadzenie komunikacji biznesowej, budowanie i utrzymywanie relacji z klientami i partnerami;
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług (z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej i telemarketingu).

5.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• wysyłanie newsletterów, informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną (w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy);
• inne działania, dla których wyraźnie poprosimy o udzielenie zgody.

Udzielona zgoda może zostać w każdej chwili wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie danych Dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie uprawnione osoby działające w imieniu Administratora oraz podmioty współpracujące z nami na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych lub jako odrębni administratorzy.

Do odbiorców danych mogą należeć w szczególności:

• dostawcy usług informatycznych i telekomunikacyjnych (np. hosting, poczta elektroniczna, systemy billingowe, narzędzia analityczne);
• firmy świadczące usługi księgowe, doradcze, prawne, audytorskie i windykacyjne;
• podmioty współpracujące w ramach projektów i usług energetycznych, w tym operatorzy systemów energetycznych, dystrybutorzy oraz inni partnerzy sektora energetyki – w zakresie niezbędnym do realizacji usług;
• operatorzy płatności i banki – w związku z realizacją rozliczeń;
• organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli jednak zaistnieje taka konieczność – na przykład w związku z użyciem określonych rozwiązań informatycznych – przekazanie danych nastąpi wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, zgodne z RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony).

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy jedynie przez czas niezbędny do realizacji określonych celów przetwarzania lub przez okres wynikający z przepisów prawa. W szczególności:
   • dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z danej umowy;
   • dane związane z rozliczeniami księgowymi i podatkowymi – przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy lub została wystawiona dokumentacja księgowa);
   • dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu;
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, a następnie przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem działań Administratora (np. do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń).

Po upływie stosownych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz otrzymania ich kopii;
   • prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były zebrane lub przetwarzane;
   • prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy osoba kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu;
   • prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi, w zakresie przewidzianym w RODO;
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
   • prawo do wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z nami w sposób wskazany w niniejszej Polityce. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie określonym w RODO.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje z zakresu ochrony danych osobowych.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych Dbamy o odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych przed ich nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją czy ujawnieniem. Środki te obejmują m.in. kontrolę dostępu, stosowanie bezpiecznych rozwiązań teleinformatycznych, procedury wewnętrzne oraz szkolenia dla personelu.

11. Pliki cookie i technologie podobne Podczas korzystania z naszej strony internetowej możemy używać plików cookie oraz podobnych technologii służących m.in. zapewnieniu prawidłowego działania strony, dostosowaniu jej do preferencji użytkowników, a także prowadzeniu statystyk i analiz.

Pliki cookie mogą być niezbędne do korzystania z podstawowych funkcji serwisu (cookies techniczne) lub służyć celom analitycznym i marketingowym – z zachowaniem wymogów prawa oraz, w razie potrzeby, po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie w swojej przeglądarce internetowej.

Szczegółowe informacje na temat wykorzystywania plików cookie mogą zostać przedstawione w odrębnej polityce cookies.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie podejmujemy wobec osób decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie rozwiązania, poinformujemy o tym w sposób przejrzysty, opisując zasady podejmowania decyzji oraz przysługujące prawa z tym związane.

13. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest w wielu przypadkach dobrowolne, lecz może być konieczne do zawarcia i realizacji umowy lub skorzystania z określonych usług czy funkcjonalności (np. formularz kontaktowy, newsletter). Brak podania danych może uniemożliwić realizację określonych działań na rzecz osoby, której dane dotyczą.

14. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu przetwarzania danych lub zakresu świadczonych usług. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w miejscu ogólnodostępnym (np. na stronie internetowej), z podaniem daty wejścia w życie zmian.

Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią niniejszej Polityki, aby pozostawać na bieżąco z tym, w jaki sposób Energia Nowych Rozwiązań chroni dane osobowe.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących na mocy RODO można skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych przez Energia Nowych Rozwiązań na oficjalnych kanałach komunikacji (np. stronie internetowej, dokumentach umownych lub informacyjnych).